Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp (HCSN) mới theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC (Thông tư 107) do Bộ Tài chính ban hành ngày 10/10/2017 đã có nhiều thay đổi  so với chế độ kế toán theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính.

 Bài viết này hướng dẫn tài khoản sử dụng, nguyên tắc hạch toán và phương pháp hạch toán chi tiết hoạt động thu học phí phát sinh tại các cơ sở giáo dục mầm non và phổ thông công lập theo Thông tư 107, bao gồm: (1) Hạch toán nguồn thu học phí; (2) Hạch toán sử dụng nguồn thu học phí; (3) Các bút toán hạch toán kết chuyển, xác định kết quả hoạt động thu học phí cuối năm, cụ thể:

 Thứ nhất, về tài khoản sử dụng:

- Tài khoản 531 – Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ: Sử dụng tài khoản này để hạch toán các khoản thu học phí và các khoản thu từ cấp bù miễn, giảm học phí theo quy định.

- Tài khoản 154 – Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang: Sử dụng tài khoản này để hạch toán các khoản chi trực tiếp từ nguồn thu học phí liên quan trực tiếp đến dạy và học.

- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán: Sử dụng tài khoản này để tập hợp giá vốn của dịch vụ thu học phí hoàn thành trong kỳ.

- Tài khoản TK 642 – Chi phí quản lý của hoạt động sản xuất kinh doanh: Sử dụng tài khoản này để tập hợp các khoản chi phí quản lý chung từ nguồn học phí của dịch vụ thu học phí phát sinh trong kỳ (chi cho cán bộ quản lý, nhân viên hành chính…).

- Tài khoản 652 – Chi phí chưa xác định đối tượng chịu chi phí: Sử dụng tài khoản này để hạch toán các khoản chi phí liên quan đến nhiều hoạt động mà khi phát sinh chi phí chưa thể xác định cụ thể đối tượng chịu chi phí.

- Tài khoản 008 – Dự toán chi hoạt động: Sử dụng tài khoản này để hạch toán dự toán được giao và rút dự toán thu cấp bù miễn, giảm học phí theo quy định.

Thứ hai, về nguyên tắc hạch toán:

- Học phí là khoản thu dịch vụ đào tạo của cơ sở giáo dục mầm non và phổ thông công lập. Do đó, các khoản thu học phí được phản ánh vào thu hoạt động dịch vụ của đơn vị. Đơn vị phải mở sổ chi tiết để theo dõi số thu và việc sử dụng các khoản thu từ nguồn học phí theo quy định. Số tiền học phí thu được, đơn vị thực hiện trích lập tạo nguồn thực hiện cải cách tiền lương theo quy định hiện hành. Cụ thể, theo Thông tư số 68/2018/TT-BTC ngày 06/08/2018 của Bộ Tài chính, đơn vị sử dụng tối thiểu 40% số thu học phí để thực hiện cải cách tiền lương được tính trên toàn bộ số thu học phí (bao gồm cả kinh phí được ngân sách nhà nước cấp bù học phí theo quy định).

- Khi rút dự toán cấp bù miễn, giảm học phí, đơn vị hạch toán vào doanh thu hoạt động dịch vụ đào tạo, đồng thời hạch toán sử dụng dự toán trên tài khoản 008 – Dự toán chi hoạt động.

- Các khoản chi phí trực tiếp liên quan đến dạy và học từ nguồn thu học phí và từ nguồn thu cấp bù miễn, giảm học phí, đơn vị hạch toán vào Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Cuối kỳ, xác định số chi phí tương ứng với dịch vụ hoàn thành trong kỳ để kết chuyển vào Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.

- Các khoản chi phí quản lý từ nguồn thu học phí và từ nguồn thu cấp bù miễn, giảm học phí, đơn vị hạch toán vào Tài khoản 642 – Chi phí quản lý của hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Các khoản chi phí liên quan đến nhiều hoạt động như hoạt động sự nghiệp, hoạt động thu học phí và các hoạt động khác mà khi phát sinh chi phí không thể xác định cụ thể, rõ ràng cho từng đối tượng sử dụng hạch toán vào Tài khoản 652 – Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí. Khi thực hiện phân bổ chi phí phản ánh ở Tài khoản 652 cho đối tượng chịu chi phí là hoạt động thu học phí, đơn vị hạch toán vào tài khoản 642 - Chi phí quản lý của hoạt động sản xuất kinh doanh.

Các khoản chi phí nào được đưa vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ được thực hiện theo quy định hiện hành của cơ quan có thẩm quyền.

Thứ ba, phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu:

A. Hạch toán thu học phí

1. Thu học phí bằng tiền mặt tại cơ sở giáo dục, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 531 – Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ

2. Trường hợp học phí không thu được ngay bằng tiền mặt

2a. Phản ánh số tiền học phí phải thu trong kỳ, ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng

                   Có TK 531 – Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ

2b. Khi thu được tiền học phí bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 131 – Phải thu khách hàng

3. Xuất quỹ tiền mặt nộp toàn bộ số tiền học phí thu được vào tài khoản tiền gửi tại kho bạc, ghi:

Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 111 – Tiền mặt

4. Nhà nước cấp bù miễn, giảm học phí

4a. Rút dự toán cấp bù, miễn giảm học phí về tài khoản tiền gửi tại kho bạc, ghi:

Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

 Có TK 531 – Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ

4b. Đồng thời, ghi:

                   Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động

Lưu ý:

Đơn vị thực hiện trích 40% số thu học phí (bao gồm số thu tại đơn vị và kinh phí được ngân sách nhà nước cấp bù học phí theo quy định) để tạo nguồn thực hiện cải cách tiền lương (Điều 3 Thông tư số 68/2018/TT-BTC ngày 06/08/2018).

B. Hạch toán sử dụng nguồn thu học phí

1. Khi rút tiền gửi học phí về nhập quỹ tiền mặt để chi cho hoạt động dạy và học, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

 Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

2. Chi từ nguồn thu học phí liên quan trực tiếp đến hoạt động dạy và học (ví dụ: mua sắm vật tư, hàng hóa sử dụng ngay, thanh toán tiền dịch vụ mua ngoài…).

2a. Khi xuất quỹ để chi, ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang

 Có TK 111 – Tiền mặt (Trường hợp chi bằng tiền mặt)

Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (Trường hợp chi từ tài khoản tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc)

2b. Cuối kỳ, xác định giá vốn của hoạt động dạy và học được xác định hoàn thành trong kỳ, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 154 – Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang

3. Khi phát sinh các khoản chi phí quản lý liên quan đến hoạt động dạy và học (ví dụ: chi  cho cán bộ quản lý, nhân viên hành chính…) từ nguồn thu học phí, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ

 Có TK 111 – Tiền mặt (Trường hợp chi bằng tiền mặt)

 Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (Trường hợp chi từ tài khoản tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc)

4. Chi phí phát sinh liên quan đến nhiều hoạt động (hoạt động sự nghiệp, hoạt động dạy học và các hoạt động khác) mà chi phí không thể xác định cụ thể, rõ ràng cho từng đối tượng sử dụng.

4a. Khi phát sinh chi phí, ghi:

Nợ TK 652 – Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí

Có TK 111 – Tiền mặt (Trường hợp chi bằng tiền mặt)

Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (Trường hợp chi từ tài khoản tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc)

4b. Khi thực hiện phân bổ chi phí phản ánh ở Tài khoản 652 cho đối tượng chịu chi phí là hoạt động dạy và học, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ

Có TK 652 – Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí

5. Mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định từ nguồn thu học phí

5a. Khi xuất quỹ để mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, ghi:

Nợ TK 152, 153, 211

Có TK 111 – Tiền mặt (Trường hợp chi bằng tiền mặt)

Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (Trường hợp chi từ tài khoản tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc)

5b. Trường hợp mua TSCĐ, đồng thời ghi:

Nợ TK 43141 – Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp

 Có TK 43142 – Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp hình thành TSCĐ

C. Các bút toán kết chuyển, xác định kết quả hoạt động thu học phí cuối năm

1. Tính khấu hao TSCĐ

1a. TSCĐ mua bằng nguồn thu học phí dùng trực tiếp cho hoạt động dạy và học, cuối năm thực hiện trích khấu hao TSCĐ, ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang

Có TK 214 – Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ

1b. TSCĐ mua bằng nguồn thu học phí dùng cho công tác quản lý hoạt động dạy và học, cuối năm thực hiện trích khấu hao TSCĐ, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ

Có TK 214 – Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ

 1c. Đồng thời kết chuyển số khấu hao TSCĐ đã trích trong năm, ghi:

  Nợ TK 43142 – Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp hình thành TSCĐ

                   Có TK 43141 – Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp

2. Kết chuyển số thu học phí trong kỳ sang tài khoản xác định kết quả, ghi:

Nợ TK 531 – Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ

Có TK 9112 – Xác định kết quả hoạt động SXKD, dịch vụ

3. Kết chuyển giá vốn của hoạt động dạy và học xác định đã hoàn thành trong kỳ sang tài khoản xác định kết quả, ghi:

Nợ TK 9112 – Xác định kết quả hoạt động SXKD, dịch vụ

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

4. Kết chuyển chi phí quản lý của hoạt động dạy và học sang tài khoản xác định kết quả, ghi:

Nợ TK 9112 – Xác định kết quả hoạt động SXKD, dịch vụ

 Có TK 642 – Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ

5. Kết chuyển thặng dư từ hoạt động dạy và học, ghi:

Nợ TK 9112 – Xác định kết quả hoạt động SXKD, dịch vụ

Có TK 4212 – Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động SXKD, dịch vụ

6. Trích quỹ phát triển HĐSN hình thành TSCĐ từ nguồn thu học phí, ghi:

Nợ TK 4212 – Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động SXKD, dịch vụ

Có TK 43142 – Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp hình thành TSCĐ

- Nguồn VCSVIETNAM.COM_